6 PREGUNTAS QUE CONSIDERAR AL PREPARAR UNA PRESENTACIÓN. LA SEXTA NO LA PENSASTE

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Escucha el podcast donde relatamos las 6 preguntas

La preparación es la clave para hacer una presentación excelente.

¿Sabes cuáles son las preguntas básicas que nos debemos realizar para preparar una presentación? En ConectaConfianza nos hemos dado la tarea de recopilar las fundamentales.

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En determinadas ocasiones (más de las que se quisiera) enfrentarse a una presentación puede ser una situación estresante. Sobre todo, cuando estás contra el tiempo. La presión produce ansiedad. Y con la ansiedad vienen los nervios. Y los nervios, ¡uf!, los nervios irracionales generan muchas cosas no previstas cuando de presentaciones se trata.

De inmediato se producen temblores, se entrecorta la voz, podemos quedar en blanco, sudar excesivamente y muchas cosas más. Al final presentar se transforma en algo como una lucha. Como una pelea contra un adversario casi invencible. Porque nuestro cerebro se llena de ideas de fracaso. Nos sentimos como un gladiador enfrentando a un león y luchando por nuestra vida. Una simple presentación se convierte en una cuestión de vida o muerte. Y después de ello, ya nada queda por hacer.

Quizás te sientes identificado. Si es así, no estás solo. A la mayoría de la gente le pasa. Y puede que no te des cuenta muy seguido ya que no estamos enfrentados a ello constantemente. A mí y a mis compañeros les pasa. ¿Pero sabes? A lo largo del tiempo he descubierto que la única forma de salir de esa trampa mental es solo una cosa. Una simple práctica: preparación.

Pensemos en los deportistas. Por ejemplo, Michael Phelps. En su mejor momento nadaba unos 80 kilómetros por semana, entrenando casi 6 horas diarias, dos veces al día. Una cantidad ingente de entrenamiento. Y por ello consiguió marcas impresionantes, entre récords y múltiples medallas en un mismo Juego Olímpico.

O cuando los equipos de fútbol van a enfrentar un partido, amistoso o muy importante, se preparan. No es que lleguen a improvisar las formaciones y las tácticas en el momento del encuentro. No. Están días antes entrenando y evaluando cada acción que deben tomar para enfrentar de mejor manera el partido. Y se preparan cada uno de los partidos. Porque cada uno es diferente. Al igual que las presentaciones.

Cada exposición que damos depende de muchos factores, que cambian constantemente. Ya sea en un auditorio, con un grupo de personas o uno a uno (una entrevista de trabajo, por ejemplo). El público, tema, contexto, e incluso uno mismo, cambian. Entonces cada presentación que damos, por pequeña o grande que sea, debe ser analizada y preparada individualmente. Y, claro, se necesita tiempo para poder hacerlo. Y las ganas. Pero si quieres hacerlo no bien, sino que excelente, hay que invertir lo suficiente para destacar.

Trayendo de nuevo a Phelps, hay que destacar una de sus frases

Si quieres ser el mejor, tienes que hacer cosas que otras personas no están dispuestas a hacer.

Si quieres ser considerado y mejor visto en el trabajo, conseguir los fondos para tu emprendimiento, o hacer la mejor presentación en la universidad, hay que hacer cosas que los demás no están dispuestos a hacer. O, al menos, que no hacen regularmente. Y eso, en todo ámbito de la vida. Porque seguramente Messi y Cristiano Ronaldo se preparan todo el tiempo. y por eso podemos llamarlos «los mejores».

Las 6 preguntas

En cuanto a preparar las presentaciones, existen unas cuantas cosas que se deben tomar en cuenta. Cosas que son necesarias de preguntarse y responder a la hora de realizar una presentación. Para ello existe un set de preguntas que ayudarán a responder las cuestiones principales que hay que saber.

La primera a resolver es, probablemente, una de las más importantes, y es responder “¿quién es la audiencia?”. Y esto es fundamental porque el público hace que el foco de tu mensaje cambie. No es lo mismo hablarles a niños que a adultos. A gente profesional que conoce en cierto modo tu tema que a gente que no tiene idea. O a inversionistas cuando buscas financiamiento que a tu cliente cuando buscas que te compren.

Entonces a diferentes públicos le comunicaremos diferentes mensajes y les hablaremos de diferentes maneras. Como ves, todo cambia con la audiencia, así que es importante conocerla. Esto implica saber su edad, su nivel educacional, porqué están ahí y qué buscan al escucharte. De esta manera uno puede enfocar la idea de la presentación para conectar de manera más eficaz con el público.

Otra pregunta por resolver es «¿cuál es tu relación con el tema». Y en esto hay que ser completamente honesto. Si queremos generar confianza, hay que saber de lo que hablamos. En caso que tengas relación, tendrás mucho conocimiento que deberás volcar en una presentación atractiva. En cambio, si no sabes mucho, te corresponde investigar y hacerte cargo de lo que no sabes. En este tipo de casos, se necesita más tiempo, ya que hay que averiguar y aprender cosas que no conocemos. Es muy común esto en las empresas, cuando alguien no puede dar una presentación y hace que otro se haga cargo. Si te toca este caso, acepta solo si tienes tiempo para informarte, de otra forma seguramente harás un papelón.

Una cuestión también importante es “qué efecto quieres causar”. Y existen muchas respuestas dependiendo de tu mensaje y el contexto. Puedes querer inspirar, informar, motivar para llevar a la acción o todas las anteriores. La cosa es que hay que establecer bien lo que quieres, porque eso va a influir en la forma que expones. Por ejemplo, si quieres motivar probablemente debes mostrar mucha energía e intentar usar recursos como el storytelling en la estructura de la presentación. Si quieres inspirar, el uso de citas es muy recomendada, ya que usarás frases que ya se dijeron y, además, transferirás la autoridad de quien las dijo hacia ti, potenciando tu mensaje y tu imagen como presentador.

Otros objetivos requerirán otras posturas y recursos. Así que debes pensarlo bien y adecuarlo al contexto. Además, recuerda el post donde hablamos sobre los tipos de presentador. También debes tomar en cuenta ello y tratar de encontrar un balance entre tus puntos fuertes y la forma que quieres exponer tu mensaje.

Otro punto que considerar va relacionado con cuál es el asunto más importante que quieres destacar sobre el tema que tratarás. Es el llamado “big idea”, la gran idea. Puede ser un dato de ventas, un gráfico de resultados o una innovación. El objetivo de éste es destacar tu presentación, mostrando un punto diferenciador que llame la atención del público.

Un dato de ventas será interesante para los inversionistas que estén buscando emprendimientos rentables. Un gráfico de resultados puede ser útil para destacar la importancia de alguna investigación o estudio que estés realizando, que no está en ninguna otra parte. Y una innovación puede ser presentada de forma tal que los potenciales clientes del producto puedan apreciar los beneficios y sentirse más comprometidos con la compra. Llamar la atención es la principal herramienta para sobresalir, y destacar mediante este tipo de cosas es fundamental para eso. En el post de diferenciación hablábamos de ello.

Una pregunta, no menos importante, es la forma en que expondrás. En este punto lo fundamental es averiguar cuál será el grado de libertad para exponer tus puntos. Porque existen diferentes medios para exponer, y cada uno tiene distintas formas. Por ejemplo, a través de un medio online estarás restringido a una cámara que muestra en primer plano tu rostro. Por ello no podrás moverte libremente, ni utilizar las manos adecuadamente. Lo único que queda realizar es fijarse en tener un semblante cercano (para mostrar proximidad), sonreír y modular bien.

Por otro lado, en un medio físico puedes tener diferentes situaciones:

  • Un escenario con total libertad, donde puedes moverte por toda el área (esto es lo más recomendado)
  • Un escenario más pequeño, que restringe el movimiento un poco pero aún así da espacio suficiente
  • Un podio, que (como te habrás dado cuenta en el post de las 4 recomendaciones para una presentación exitosa, los odio) te obligan a refugiarte y a “esconderte” del público. La gente no puede verte bien, por lo que pasas a segundo plano. Además, restringe totalmente el movimiento
  • Una mesa de conversación. Esta es la peor de todas, ya que te obliga a mantenerte en una sola posición, y además disminuye tu presencia al estar sentado. Las manos no las puedes mover libremente sin incomodar a la persona de al lado, y si la conversación dura mucho, mantener una postura erguida se vuelve pesado.

De esta forma en necesario saber el formato de la presentación, para poder preparar adecuadamente y salir airoso de cualquier situación.

La última de todas, y que tiene un poco de relación con la anterior, es la parte técnica de la presentación. Nuevamente, si es virtual, debes preocuparte de tener una velocidad de internet adecuada, una buena iluminación y buen sonido, para que la exposición se entienda y vea bien. Si es física, debes tener en consideración si necesitas proyección, la forma de entregar tu proyección, algún problema de compatibilidad que pueda aparecer (para evitar esto lleva la presentación en distintos formatos: los videos tienen una probabilidad muy alta de fallar) y si necesitarás sonido para la presentación (ya sea para reproducir música o un video).

Tomando en cuenta esto, la posibilidad de que la parte técnica falle se reduce bastante. Y créeme que pasa. Te cuento una historia personal: en un congreso al que asistí este año, un expositor tuvo problemas con la reproducción de un video en su presentación. Y nos tuvo a todo el público al menos 5 minutos esperando, en silencio, a que lo arreglara. Los peores 5 minutos de una presentación. Por el contrario, en otro congreso a un expositor le sucedió lo mismo. Sin embargo fue capaz de pasarlo por alto, y lo relató. Por ello hay que tener en cuenta ese tipo de fallas. Debemos ser capaces de presentar sin ese video o sin esa imagen. Es decir, no depender en demasía de la tecnología.

Recuento

Así que te recuerdo, para finalizar, las 6 preguntas fundamentales para considerar para preparar la presentación.

  • Primero, ¿quién es tu audiencia? Esto implica saber edad, género, educación y otros para enfocar tu mensaje hacia ellos.
  • Segundo, ¿cuánto sabes del tema? Si sabes mucho, debes tratar de mostrar los puntos necesarios para que se entienda. Y si no tienes mucha relación, te corresponde investigar.
  • Tercero, ¿qué efecto quieres causar? Inspirar, motivar, informar o enseñar requieren diferentes enfoques y distintos recursos. Elije un foco y utiliza lo mejor para potenciar tu mensaje.
  • Cuarto, ¿cuál es tu “big idea”? el punto más importante que quieres demostrar.
  • Quinto, formato de exposición. Determina cuál será el grado de libertad que tendrás y desde ahí ensaya.
  • Y sexto, parte técnica. Prepárate para lo peor, y trata de solucionarlo antes de que ocurra.

Así que a practicar se ha dicho y mientras te preparas, no olvides dejarnos un comentario diciéndonos si has aplicado estas preguntas y de qué forma te han ayudado. Recuerda visitar nuestro canal de Youtube y agréganos en Instagram como ConectaConfianza. Si te gustó y te agregó valor compártelo. De seguro a alguien le ayudará.

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